2020年8月3日
「通訳を入れた会議だと進捗が悪いからプロジェクトのスケジュールを見直しをしないといけないかな・・・」と悩まれている方の企業担当者の方に、今回は「オンライン上で行う同時通訳会議」をご紹介致します。
オンライン上で同時通訳会議を行うやり方や、依頼時の注意点などについてまとめました。これで、当初のスケジュールを変更することなく、会議を効率的に行い、プロジェクトを前進させることができます。
オンライン上で同時通訳会議を行う方法
英語と日本語の２つの回線を用意する
同時通訳の会議を行う場合は、２つの回線があれば対応可能になります。１つの回線を、全参加者が参加する回線にします。そこで画面共有などを行うようにします。
それとは別に、もう１つ通訳用の回線を用意します。ここの回線から音声を聞くようにすれば、通訳を聞くことができます。また、訳して欲しい言葉を話すときにも、その回線で話すようにすれば、通訳者が主回線で通訳を行うことができます。
まとめるとこのような形になります。
主回線参加者：
①グローバルの方（マイクオン）
②日本の方（マイクミュート）
③通訳者（マイクミュート）＊
通訳用回線参加者：
①日本の方（マイクミュート）＊
②通訳者（マイクオン）＊
＊日本人の方が話される際はこのオンオフを切り替えます。
このように２回線を用いることで、オンライン上で同時通訳会議を実施することができます。
オンライン上で同時通訳会議を行うときの注意点
１．接続状態を事前に確認する
通訳を交えたオンライン上の会議は通常のオンライン会議よりもオペレーションも複雑になり、準備も大変なため、事前に数人のメンバーが回線を繋ぎ、スムーズに音声のやり取りができるか、ハウリングしないかなどを確認しておくことをオススメします。
特に、オンライン会議に不慣れな通訳者を手配してしまった場合、会議開始時刻を過ぎても現れず、数十分後に、ログインできないという連絡が入って通訳にならないということもあり得ます。
それを避けるためには、事前にログインテストをお願いするだけではなく、オンライン会議のオペレーションに慣れている通訳会社を手配するのが良いでしょう。
２．会議室のマイクの位置に注意する
テレワークは普及したものの、生産性や情報セキュリティなどの観点から、オフィス勤務に戻している会社も多いと思います。一部の参加者はオンラインから参加することも可能になっているかと思いますが、会議室で会議を行う場合は、マイクの位置に注意が必要です。
というのも、マイクの位置が遠い場合は、通訳者を含め、参加者が音声を聞き取ることができません。特に通訳者にとってはマイクで拾った音だけが通訳の頼りになるため、その元の音声がマイクの位置が離れすぎているなどで聞き取れないとなると円滑な会議運営に支障をきたしてしまいます。
そのため、会議室のマイクの位置や、発現をする人の座る席などに気を配り、マイクに声が届くように会議室を準備しておくことが大切です。
３．画面共有した際のズームの方法を確認しておく
オンライン上で会議を行う場合には、画面共有をしても、文字が小さすぎて解像度の問題で文字が読めないことがあります。
もちろん、事前に通訳者とNDAを結んだ上で資料を共有しておくことができれば問題ないのですが、それが難しい場合には、画面共有したスクリーンをズームする方法などは事前に確認しておくと良いでしょう。それによって、エクセルやパワーポイントなどの文字がしっかりとわかり、より安定したパフォーマンスを通訳者が行いやすくなります。
まとめ
１．接続に問題がないか確認
２．マイクの位置やスピーカーの座る位置を確認
３．会議資料が見えるように確認
日本通訳士協会では、既にオンライン上での会議通訳の経験が豊富にございます。同時通訳でのオンライン会議通訳の実績もございますので、オンラインで同時通訳会議を行いたいという企業担当者様は日本通訳士協会のお問合せフォームよりお気軽にご相談下さい。
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